Pierwszą czynnością przed organizacją konferencji lub szkolenia powinno być oszukanie niezajętych terminów do wynajęcia sali konferencyjnej. Może przecież zdarzyć się, że zwlekając z zamówieniem do ostatniej chwili dowiadujemy się, że sala została już wynajęta. Organizacja konferencji
1 może przyciągnąć również sponsorów.. Nie myśli o tym często wielu organizatorów wielkich konferencji. Z całą pewnością konferencja
2, która gromadzi w tym samym miejscu wiele} osób, może być doskonałą okazją dla różnych firm do promowania ich usług i produktów. Najczęściej sponsorzy wybierają znaną formę promocji jaką są gadżety reklamowe własnej firmy. Organizacja konferencji to także promowanie imprezy. przygotowujący konferencję muszą sprawić, żeby o wydarzeniu było głośno w mediach. Można porozumieć się np. z władzami miejscowości w której będzie odbywać się konferencja. Władze miasta mogą użyczyć prestiżowej sali konferencyjnej czy propagować imprezę na oficjalnej stronie miasta lub kalendarzu imprez. W dzisiejszych czasach każda większa konferencja powinna posiadać własną stronę internetową. Ceny stworzenia i utrzymania takiej dedykowanej strony są małe i można cały projekt zamknąć budżetem 1000 złotych. Z takiej oficjalnej strony wwwdanej imprezy portale branżowe będą mogły pozyskiwać udostępniane materiały i tym samym reklamować konferencję. Następnym aspektem dobrej organizacji konferencji jest zapewnienie atrakcji jej uczestnikom w czasie wolnym od zajęć związanych z konferencją. Wspaniałym i często praktykowanym pomysłem są wycieczki pokazujące gościom najwspanialsze atrakcje turystyczne regionu w którym organizowana jest konferencja. wspaniały pomysł} pod warunkiem, że konferencja ma miejsce poza miejscem zamieszkania większości jej uczestników.
